香典帳とは、香典返しをするために必要なものです。慶弔用の記録ノートが市販されているためそちらを使用してもよいのですが、自分で必要な項目を盛り込んだ香典帳を作成すると、よりわかりやすく情報をまとめることができます。では、香典帳にはどのような項目があると便利なのでしょうか。また、香典帳の作成方法にはどのようなものがあるのでしょうか。詳しく解説します。
目次
香典帳を自分で作成するメリット
まず、香典帳を自分で作成することにはどんなメリットがあるのでしょうか。
香典帳は、香典をいただいた方に香典返しを送ったり、挨拶状を送ったりするためのリストです。市販の慶弔用記録ノートを使用すると手軽に済ませることができるのですが、多くは項目が限られており、そこに書ききれなかった情報は他のもので管理する必要が出てきます。
そのため、自分で香典帳のフォーマットを作成すると、自分に必要な項目を1ヵ所にまとめることができ、より便利に香典帳を活用することができるのです。
香典帳に揃えたい項目
では、香典帳へ揃えたい項目について確認していきましょう。
まず、氏名と金額は必須です。次に、香典返しを送付するために住所や電話番号が必要です。弔電や供花の有無の欄も作成すると、それらをいただいたことへのお礼を忘れずに挨拶状へ記載することができます。
また、知らない方がいらした場合、故人との関係を記載しておくと後から悩むことがなくなりますので、関係の詳細や覚書などを記載できるメモ欄もあると便利です。
手書きでノートなどに記帳する香典帳
昔から行われているのが、手書きによる香典帳の作成です。
記録ノートや葬儀社の香典帳を購入したり、一般的なノートに自分でフォーマットを書きこんだりして用意し、会計係に記帳してもらいます。
参列者が多い場合は、香典帳を複数用意して会計係も増やすことで、スムーズに香典の処理ができます。
しかし、記載した金額を計算する際電卓や算盤が必要になり、手間になります。また、電卓への入力ミスなどで計算した金額と実際にある金額が合わない、といった事態も想定でき、こちらも少々手間がかかります。
表計算ソフトで作る香典帳
パソコンが普及したため、エクセルなどの表計算ソフトが活用されるようになりました。
参列者に「ご会葬カード」あるいは「ご芳名カード」といわれるカードに記入してもらい、香典と一緒に会計係へ回します。あらかじめ作成しておいたフォーマットに香典のデータを入力してもらうことで、香典の合計額の計算やリストの整理などをする際、便利に活用することができます。
表計算ソフトで香典帳を作成した場合、氏名に振り仮名をつけてデータを入力すれば、50音順に並べ替えることもできます。また、金額順、関係順に並べ替えることも可能です。高額な香典返しが必要な方の有無や、仕事関係はどなたが参列していたのかなどを調べたい場合、項目別に並べ替えれば簡単に分かります。
加えて、手書きに比べて読みやすく、加筆や修正も簡単です。インターネットを活用すれば、離れて暮らす兄弟間で情報の共有ができるというメリットもあります。
香典帳作成ソフトによる香典帳
表計算ソフトで1から作成するのではなく、インターネットでダウンロードした香典の管理ソフトを使用する方法もあります。こちらにも先程の表計算ソフトと同じメリットがあります。
項目があらかじめ設定されていますが、使用者が使いやすいようにと各作成者が工夫を凝らしたものばかりですので、自分に一番合っているものを選んでダウンロードすることができます。
故人との関係を記載する項目や金額の項目に「親族」や「仕事」、「50,000円」「30,000円」などよく使う内容を設定して、基礎の部分をカスタマイズすることも可能なことが多いです。
その他に、参列者のデータへ香典返しの品名を追記できるタイプのものもあり、追記後印刷して香典返しを依頼する店にそのまま渡せたり、香典返しの合計額が自動で計算できたりします。
また、参列者が多い場合、複数台のパソコンで同時に入力しながら、データを1つにまとめることができるソフトもあります。
葬儀にかかった費用の登録、法事・法要の案内はがきの印刷など、香典以外の部分の管理ができるようなものもあります。
自分で作りたいが事情があってできない場合
使いやすいものを作りたいけど面倒だという方や、入力する時間がないという方もいらっしゃるでしょう。
そういった場合は、葬儀社あるいは専門の業者に芳名録や香典袋を送付して依頼すれば、独自の香典帳を作成してもらうこともできます。葬儀の時に会計係を立てる必要もなくなりますので、葬儀の前に相談してみてはいかがでしょうか。
まとめ
香典帳を自分で作成する方法をご紹介しました。香典帳は、手書きで作成したりパソコンを使用したり、葬儀社や専門の業者に依頼したりと、さまざまな形で作成できます。葬儀を行うご家族の状況、会葬者の数などを考えながら、負担がかからず、適切に香典を管理できる方法を選びましょう。香典帳を作成してもらいたい方や、自分で作ろうと思っているがどうやったらいいかわからない方は、お気軽にお問い合わせください。