社葬の準備で気を付けたいポイント – 事前準備とかかる費用、喪家への配慮など

社葬は、危機管理という企業としてのマネジメントから常に発想すべきである最重要課題といえます。トップの死という不幸を乗り越え、新たな体制を万全にスタートさせるためには、社葬は必ず成功させなければならない儀式です。

長年にわたり会社を支えてきた重要な人物を失くすことは、組織の根幹を揺るがすリスクを伴います。社内外に不安をもたらし、混乱やトラブルを招く可能性も否定できません。そうした深刻な事態を避けるために社葬は有効ですが、社葬の準備にかけられる時間は限られており、社葬執行のために決めなくてはならない事項は数多くあります。ご逝去されてからでは対応が間に合わず、最悪の事態を引き起こしてしまうかもしれません。重要な役割を担う社葬を効果的に活用するなら、危機管理として万が一に備え、事前に準備しておくことが、会社組織としてできるリスクマネジメントでもあるのです。

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事前準備 – 運営本部の設置

実行委員会で組織する運営本部を中心に、受付(受付係、来賓確認係、案内係、礼状配布係などが置かれます)、接待(接待係、遺族係、僧侶係)、式場(式場内係、下足係、会葬者誘導係、救護係)、会場外(場外案内係、自動車係)、記録(記録係)などの各セクションに分かれ、当日は運営していきます。各セクションには責任者を置きます。

当日は、責任者の指示に従って、現場で最終の打ち合わせ後に点検します。その確認が終わったら、各セクションの責任者は実行委員長へ準備完了の報告をします。社葬が始まってからも各セクションでは、進行表を確認しながら会場に注意を払います。

もしも突発の出来事があった場合は、各係から責任者へ、そして責任者から実行委員長に素早く、的確に情報を伝達します。本部にはすべての情報を集約させることが肝要です。どのような対応を取るかの判断は、本部長に委ねられているからです。予定していなかった来賓や重要な弔電が届くことも多々あります。

また近年は、自然災害が多発しています。直接的な被害を受けなくても、道路や鉄道などの交通網が寸断されることも考えられます。そのため会場の外の情報なども入る組織づくりも必要です。とくに当日は地震などの備えは十分にしておきましょう。これもリスクマネジメントの一つといえます。

規模が小さい場合や会場によっては兼務したり、必要ないセクションもあります。適宜考慮しながら、よりよい運営組織を構築してください。

社葬の実行委員会とは

社葬では、実行委員会が中心となって社葬の準備や手続きを行います。社葬実行委員会をまとめるのが社葬実行委員長で、日ごろから経営トップをサポートし実務に強いという立場から、総務部長が務めることが多いようです。ただし社内事情などから総務部長が引き受けられない場合は、総務部の次長や秘書課関係の部署のトップが選任されるのが一般的なようです。

実行委員の選任と各責任者の決定

社葬実行委員長は社葬実行委員を選任します。社葬実行委員は社葬業務の各セクションの責任者を兼ねており、各セクションの下にそれぞれ各係の担当者を選任します。

社葬を担うセクションには規模によっても違いますが、例えば本部や受付、接待、式場、場外、記録などに分かれ、その下に各係を設置します。各セクションの責任者が実行委員であり兼務したりしますが、おおむね4~5人の編成となります。それぞれの企業での実務に近いセクションの責任者となります。

実行委員会の役割

社葬実行委員会は葬儀場所と日程の決定、宗旨の決定、ご遺族側の参列人数、葬儀費用の負担の仕方、供花・供物・香典の受諾の有無などを決定していきます。社葬当日は、各係への指示伝達や各係からくる連絡の中枢を担う事務局的な立場の実行本部を組織します。

このように社葬の基本方針を練り上げていくとともに、喪家との綿密な打ち合わせも行います。ご遺族が社葬の辞退を申し出た場合はその意見を尊重します。しかし、企業人としての故人の業績などを知らず、遠慮をして辞退する場合もないとは言えません。故人の企業への貢献や、企業としての立場、またご遺族のメリットなどを説明することで、納得いただけることも多いようです。まず喪家に社葬の意味などを丁寧に説明する必要があります。

事前準備 – 社葬取扱規定の作成

社葬の事前準備として最も重要な核となるのが、社葬取扱規程です。これは、社葬執行対象者や葬儀を運営する葬儀実行委員、それをまとめる葬儀実行委員長などを決め、社葬に必要な役割や配置を明確にし、費用を策定する助けとなるものです。

費用面においては、社葬費用を福利厚生費として損金処理するために、会社負担となる費用をあらかじめ規準化し、社葬取扱規程の中に明文化しておくことで、事後処理をスムーズに行うことができます。

実務面においては、社葬の規模や形式、葬儀社の選定、会場や日程、概算予算、葬儀委員などを明確にし、可視化していくことで、社葬の骨子が固まります。

また、社葬は会社の業務として行われるため、社葬執行対象者や費用の決定などについては、税法上、取締役会の決議を得て、その際の議事録を残しておくことが求められます。また社葬費用を経費として計上するためにも、取締役会の議事録が必要不可欠です。

社葬取扱規程内容の一例
総則社葬執行対象者を規定する
定義社葬の主催者、喪家と会社の費用の取決めを定義する
決定社葬の実施を取締役会にて決定することを明記する
名称取締役会にて実施が決定した葬儀の名称を明記する
基準現職の会長、社長、相談役など、社葬を行う対象の規準を規定する
費用会社が負担する社葬費用の範囲を規定する
広告必要に応じて新聞等に広告を掲載することを明記する
香典・供花・供物辞退する場合はその旨を規定する
施行施行期日を規定する
名称などは多くの企業で使われているものを示していますが、とくに決まりはありません。各社に相応しいものでかまいません。

事前準備 – 社葬で決定すべき事項

社葬の決定で大事な部分としてコンセプトがあります。故人を顕彰する目的なのか、取引企業への感謝の表明なのか、ご遺族への弔意なのかによって、会場は厳粛なお寺が合うとか、利便性のいいホテルの方が最適などとなります。

社葬のコンセプトの策定

社葬までの時間は、密葬などがあると1ヵ月前後しかないと考えられます。決めることが多岐にわたり、時間との勝負などという専門家もいるほどです。

まず、社葬のコンセプトや目的を明確にしておくことが重要です。そのコンセプトに沿った社葬を展開することで、社葬に込めたメッセージがより伝わりやすくなるからです。そして、葬儀委員長の選任から日時や規模、式場の決定、宗教者への依頼などを行います。

葬儀委員長の決定

葬儀委員長は社葬の代表者となります。故人が相談役や会長、役員、社員の場合は社長がなることが一般的です。故人が社長の場合は会長や次期社長がなります。外部に依頼することもあります。企業や故人と親交が深く社会的な地位、年齢、参列者との兼ね合いなどを考慮し選任します。社葬を経験している同業他社の例を参考にするのもよいでしょう。

弔辞奉読者の依頼は本来、奉読者の方から申し出るものですが、最近では企業やご遺族などから依頼することも多くなっています。取引先代表、友人代表、社員代表などが主なものですが、業界代表や所属団体長、故人と親しい政治家に依頼することもあります。

参列者の決定

参列者数を予測し参列者の人数を絞り、式場などを検討します。取り引き先の数や所属団体によって大きく異なりますが、こちらも同業他社の同規模程度の企業を参考にすると分かりやすいです。

形式・名称の決定

社葬の形式や名称を決定します。密葬は宗教儀礼に基づいて行い、社葬は無宗教でということもあります。また近年は社葬という名称を使わず、お別れの会とするところも多くなっています。

日程の決定

日時は取引企業が多く参列することなどから土日、祝日などを避けて平日の昼間に行うことが多いようです。ただ、これにはたとえばホテルが会場となる場合、婚礼が土日、祝日に集中するため、会場面の確保という面もあるようです。

近年は土曜日などに行うところもあります。また週始めの月曜日や週末の金曜日も避けるとよいようです。さらに月初や月末などもできるだけ避けましょう。

また年度末の3月や株主総会の多い6月などは、来賓が多忙になる時期と重なる可能性もあります。スケジュールを確認して慎重に決定するとよいでしょう。

会場の決定

式場は会葬者の人数や交通の便、駐車場の有無などを考慮して決定します。最近は利便性という面での選択肢として、葬儀専用会館やホテルを使うことも多くなっています。

宗教者の決定

宗教者の決定では、仏式の場合は菩提寺の住職に依頼することが原則となっています。社葬の規模が大きい場合や、菩提寺が遠方にある場合などは、住職に相談して意見を仰ぐようにしましょう。

香典や供花への対応の決定

香典や供花を拝受するかしないか、というのも重要な決定事項です。供花や供物を受ける場合は会社で一括して取りまとめると、その後の対応がしやすくなります。また供花の並べ順は故人や企業との関係性もあることから、気を使う部分です。各部署と話しながら事前に決めておきます。

また香典や供花を辞退するときには新聞広告や社葬通知状にその旨を明記しておきます。新聞広告は2週間前ぐらいに掲載するのがよいようです。遅くとも1週間ぐらい前には掲載したいものです。

事前準備 – 社葬マニュアルの作成

社葬マニュアルとは、社葬取扱規程をもとに、ご逝去から社葬終了まで、社葬を実施するのに必要な人員の役割や配置などをまとめ、それぞれの担当者はどのようなタイミングでどう動いたら良いかなどをマニュアル化したものです。

社葬には社内外の多くの人が関わるので、危機管理という視点からの対応も必要になります。社葬対応マニュアルを作成することで、それぞれの役割が明確になり、全体の流れが掴みやすくなるだけでなく、社葬に関わる人たちとの意思疎通や打合せも円滑に進みます。

社葬マニュアルを共有しておくことで、ご逝去直後から社葬当日までの準備や実施をスムーズに行うことはもちろん、事後の役割や対応まで把握することが可能です。また、作成した社葬マニュアルは会社の財産として後世に残し、活用することもできます。

社葬対応マニュアルの内容例
  • 葬儀実行委員会の役割
  • 葬儀実行委員会の組織図
  • 指揮命令系統図
  • 葬儀実行委員会の各係と役割
  • 社葬の進行
  • 社葬後の各係と役割

事前準備 – 社葬連絡簿の作成

訃報を伝える優先順位の決定や、参列者の人選を行うため、社員や労働組合、得意先や取引先、税理士や弁護士などを含む関係先や株主など、会社に関わるすべての人を網羅した社葬連絡簿を作成しておく必要があります。連絡先の名前はもちろん、経歴に誤りや洩れは許されません。生年月日や学歴、職歴、関連会社の役員兼任の有無など、正確に把握しておくことが大切です。

名簿は作成した後、定期的な確認や更新が必要です。期日を決めて、確実に行うようにしましょう。

社葬連絡簿の中で、社内の責任者へ訃報を知らせるために、社内に限定して使われる連絡簿や連絡網を、緊急連絡体制、または緊急連絡網と呼ぶ場合もあります。

社葬連絡簿
対象者会社に関わるすべての人
記録・整理方法代表者名・担当者名を経歴まで正確に記録し、連絡先、メールアドレスを優先順位順に整理
緊急連絡体制、緊急連絡網
対象者社員
記録・整理方法各社員の連絡先、メールアドレスを把握し、社葬の役割別に作成

事前準備 – 葬儀社の選定

社葬を成功に導くためには、信頼できる葬儀社のサポートが必要です。社葬経験や実績が豊富な葬儀社がパートナーとなれば、初めての社葬であっても、当日はもちろん、事前準備の第一歩となる社葬取扱規定の作成から、終了後のフォローまでしっかりとサポートしてくれるため、会社にとってリスク回避やコスト削減にも繋がります。

信頼できる葬儀社を見極める条件

対応が丁寧でスピーディーであること

24時間365日、昼夜を問わず対応してくれる。
会社や遺族の不安や心配ごとに丁寧に耳を傾け、迅速に解決してくれる。

企画・提案力があること

会社や遺族の要望に沿った葬儀を企画提案してくれる。
漠然としたイメージを的確に把握し、具体化してくれる。

対応が柔らかく安心感があること

的確なアドバイスや気遣いができ、ごまかしや押し付けがない。
見積もりや企画内容が明確で、不明な部分があれば丁寧に説明してくれる。

リード力があること

葬儀のプロとして、社葬に関わる人員を先導し、力強く牽引してくれる。
事前準備から社葬当日、事後処理まで淀みなくサポートしてくれる。

経済感覚が適正であること

会社の規模や人員に応じた内容の提案や、式場選びをしてくれる。
適正で無駄のない費用を算出し、明確な見積もりを提示してくれる。

社葬にかかる費用の内訳

社葬は会葬者の数やホールの大きさなどといった規模に関係なく、葬儀を執り行う主体が会社となるため、葬儀にかかる費用は原則、会社が負担します。ただし、近親者による密葬などといった、一般的な個人の葬儀と社葬とを併せて行う「合同葬」の場合は、費用は遺族と会社で分担するケースが多いようです。

では、会社が主催する「社葬」にかかる費用は、どのような税務処理になるのでしょうか。

社葬にかかる費用は、「会社の経費として計上できるもの」と、「会社の経費として計上できないもの」に分かれます。法人税法では、「法人が、その役員又は使用人が死亡したため社葬を行い、その費用を負担した場合において、その社葬を行うことが社会通念上相当と認められるときは、その負担した金額のうち社葬のために通常要すると認められる部分の金額は、その支出した日の属する事業年度の損金の額に算入することができるものとする(法基通9-7-19)」となっています。

この「社会通念上相当と認められる」判断基準とは、会社にとっての社葬の重要性にあります。先にも触れたように、社葬は会社に貢献した故人を追悼する儀式であると同時に、会社にとって今後の事業方針や新体制を示す広報活動の役割を持っており、「事業継承」の機会として重要なものです。つまり、すでに会社にとっての社葬の重要性は認められているため、「社葬のために通常要すると認められる部分の金額」については、会社の経費として計上できるのです。

代表の親族というだけで企業への貢献がない人物の葬儀については、その費用を福利厚生費として損金算入することは認められません。

しかし、お墓や仏壇、戒名などにかかる費用については、遺族による部分であるため、会社の経費として計上することはできません。また、個人の葬儀と併せて行う「合同葬」の場合は、会社と遺族で費用を分担するのが通常ですが、「合同葬」ではなく個人の葬儀として捉えられると、会社の経費として認められないケースもあります。

こうした社葬にかかる費用の税務処理をスムーズに行うためには、領収書を保管しておき、内訳や明細を控え、会葬者リストなどの記録を書面で残し、説明を求められたときに対応できるように備えておくことが大切です。

<損金処理できるもの>
  • 葬儀料金
  • 式場・駐車場使用料
  • 生花・祭壇・祭具費
  • 飾りつけ考案料
  • 受付用テントなど屋外設備一式
  • バスやタクシー料金(遺骨、遺族、来賓の送迎費用)
  • 新聞広告・会葬礼状費
  • 社葬の案内状作成費・郵送費
  • その他運営進行など葬儀式セット料金
  • 会場使用料
  • お布施(式中の読経料。戒名料は原則として遺族負担。仏式の場合)
  • 会場での飲食代
  • 写真・ビデオなど撮影費
  • 警備員やアルバイトの日当や食事代など
  • 返礼品
<損金処理できないもの>
  • お墓・仏壇・位牌の購入費
  • 戒名料
  • 遺族の香典返し費用
  • 死亡診断書・戸籍除籍手続き費用
  • 火葬料
  • 本葬以外の読経料
  • 墓地購入費
  • 仏壇購入費
  • 社葬以後の法事・法事費用(精進落とし・初七日・四十九日など)
  • 社葬の際の接待費用
    ※過去に裁決があり交際費の扱いとするのが通例です。なお、近年増加しているお別れの会の場合は損金算入できるケースもあります。

寺院へのお礼など、領収書をもらいにくい費用の取扱い

法人税法上、損金算入できる社葬費用の中には、領収書がもらいにくい費用もあります。

代表例として、式中の読経に対するお布施や葬儀委員への心づけなどがありますが、なるべく領収書、もしくはそれに類する支払いを証明するものをいただくようにしてください。どうしてももらえない場合は、不祝儀袋にメモ書きを残すなど、何らかの形で必ず記録を残すようにしてください。

取締役会の議事録が必要となる

社葬費用を経費として認めてもらうためには、社葬を執り行うことを決定した取締役会の議事録が必要となりますすべての支出に関する領収書も必要となります。

また、僧侶の読経料や葬儀委員への心付けなど領収書がもらいにくいものについても損金算入が認められます。なるべく領収書に類する支払い書を受け取るようにしてください。

遺族が負担すべき費用を法人が支払った場合

遺族が負担すべき費用を法人が支払った場合は、以下のように取り扱われることとなります。

  • 遺族が役員の場合は、役員賞与として処理
  • 遺族が企業関係者でない場合は、寄附金として処理
  • 遺族に負担を求めることに困難な事情が
  • ある場合は、弔慰金として処理

喪家への配慮、気を付けたいポイント

企業にとって重要な意味を持つ社葬ですが、喪主様をはじめ、ご喪家の意向を尊重し、配慮することも忘れてはいけません。

社葬やお別れ会では、まず近親者によって宗教者を伴った密葬が行われる場合がほとんどです。密葬は、あくまでも近親者のみで行われるご遺族が主体の葬儀なので、密葬の開催や日時が会社関係者に漏れ伝わることで密葬に会社の関係者が多く詰めかけてしまうと、ご遺族だけでは対応しきれず、混乱のもとになります。

そのため、社葬やお別れ会を行う場合は、社葬の実施を迅速に通知することが求められます。

社葬対象者やそのご家族とは日頃から連絡をとっておく

社葬対象者が現役で働いている場合は、ご家族から連絡がなくても早い段階でご逝去を知ることができますが、現役を退かれている場合には、ご家族からの連絡がないと、ご逝去を知ることができません。

そのため、社葬担当者は、社葬対象者やそのご家族と日頃から連絡を取り、状況を把握しておくことが求められます。

密葬後に社葬対象者のご逝去を知った場合でも、その時点から社葬の開催を検討することもできますが、ご家族が社葬対象者の会社での立場についてあまり認識が無かったり、会社に対して良い印象を持っていなかったりすると、社葬開催についての同意が得られないおそれがあります。

社葬対象者やそのご家族とは日頃から定期的に連絡をとり、もしものときには連絡をいただけるような信頼関係を築いておくことが重要です。

ご逝去の連絡を受けたら

ご逝去の連絡を受けたら、社葬担当者は病院やご自宅へ駆けつけ、お悔やみの気持ちを伝えましょう。あらかじめ社葬を行いたい旨が伝えてあり、ご家族との話し合いがなされ、葬儀社や葬儀形式が決まっている場合は、葬儀社へ連絡を入れます。

社葬を行いたい旨を伝えていない場合は、ご家族が比較的落ち着いてきたときを見計らって、社葬を行いたいということを申し出て、ご意向を確認します。

ご家族は、社葬対象者の会社での立場をあまり理解されていない場合もありますし、謙遜や遠慮から社葬の執行を辞退されることもありますが、焦ってはいけません。社葬対象者の会社での立場や影響力の大きさを伝えるとともに、会社として追悼の場を設ける意味を丁寧に誠意を持ってお話しすることが大切です。

ご家族から社葬執行の同意を得られたら、個人葬(密葬)の後に社葬を行うか、合同葬として行うか、葬儀の形式を確認しましょう。合同葬の場合は、故人が亡くなってから5日~1週間前後に行われることが多いため、限られた時間の中で準備や調整を進めることになります。

いずれの形式にしても、社葬を行うことが決まったら、会社側が主導して準備を始めますが、ご遺族の気持ちを尊重し、十分に配慮しながら進めることが重要です。社葬の種類にもよりますが、多くの場合、喪主や葬儀社、式場や日程の決定、役割分担、葬儀費用の負担割合などについて打合せが必要になります。

それぞれの確認事項に対して、ご遺族の意向を考慮し、確実に反映させていくことが、社葬の成功に繋がります。また、ご遺族が密葬を行う場合は、会社として十分な配慮とサポートに努めましょう。

社葬当日、企業側としてできること

葬儀実行委員は、式場でご遺族を出迎えましょう。遺骨に向かって合掌もしくは黙礼でお迎えし、葬儀委員長は、祭壇に遺骨を安置するようご遺族を先導します。

会場に入ったら、葬儀委員長、喪主、ご遺族は、葬儀社の担当者から式の進行についての説明を受け、動線を確認し、リハーサルを行います。直前に会場で、ご遺族も一緒にリハーサルを行うことによって、不安や緊張を軽減し、万全の態勢で葬儀に臨むことができます。その後、葬儀委員長、喪主、ご遺族、来賓は、開式15分前には席順に従って着席するよう案内します。

荼毘に付した後に行う社葬やお別れ会の場合と異なり、ご遺族と会社で行う合同葬の場合は、通夜から葬儀・告別式を一連の流れで行います。火葬の時間が決まっているため、遅れることが許されません。合同葬は、タイムスケジュールの管理が重要になります。

社葬後、企業として対応すべきこと

社葬終了後には、必ず行うべき重要な仕事が2つあります。

1つめは、社葬でお世話になった方への御礼の挨拶です。
弔辞を読んでいただいた方や来賓、弔電や供花などをいただいた方へ、できるだけ早めに御礼の気持ちを伝えます。

2つめは、名簿や報告書などの記録や整理です。
社葬は会社の歴史において大きな節目になり、社葬の経験は会社の財産となります。今後のためにも、準備から事後処理までを文書にまとめ、写真や映像とともに保管・管理しておくことが重要です。

弔辞や弔電、供花や香典やいただいた先の整理を行い、記録・リスト化したものは、香典返しや御礼の挨拶の助けとなるため、ご遺族にもお渡ししましょう。

また、弔慰金は会社がご遺族に弔意を表すものなので、香典相当額内であれば、株主総会の決議は必要なく支給することができます。

ご遺族は、慣れない葬儀やその後の挨拶回りなどで、気の休まらない状況が続いています。もし故人に個人的な遺産相続の手続きや債務の処理が必要な場合は、会社の顧問弁護士や税理士を紹介すると喜ばれるでしょう。

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