＜社葬の連絡が来たら＞
社葬実施の連絡を受けたら、次のような流れに沿って準備を進めましょう。

1.詳細を確認する
社葬実施の連絡は、案内状や電話、メールなどで届きます。まずはじめに、「いつ」「どこの」「だれが」亡くなったたのか。そして、通夜、葬儀・告別式の日時と会場、担当の葬儀社、葬儀委員長などを確認します。万が一参列できない場合には、弔電を打つことになります。弔電を打つ際に必要となりますので、弔電の送り先についての記載があったら、控えておきましょう。故人やその会社との関係が深い場合は、直接訪問して詳細を確認しても良いでしょう。この場合は、平服で構いません。
近年の社葬の場合、香典の受け取りを辞退していることがほとんどですが、案内状などに記載がない場合でも、念のため確認したほうが安心です。また、香典は辞退していても、供物や供花は受け付けている場合があります。香典や供花・供物を辞退しているのか、受け付けているのか、わからない場合は問い合わせておきましょう。

2.参列者の人選を行う
次に、場合によっては役員会を招集し、社葬への対応を協議します。役員会では、「通夜への出欠席」「香典の金額」「葬儀・告別式へ誰が参列するか」「何人参列するか」「手伝いを派遣しなくてよいか」「弔辞を誰が書き、誰が読むのか」などを決定します。
社葬に参列する代表者は、故人より下の役職者が参列するのは失礼にあたるため、同等以上の役職に就いている人を選ぶことが一般的です。同等以上の役職を担う人が参列することで、故人の功績に対する敬意と、その会社に対する自社の姿勢を示すことができます。
故人と特別に深い親交があった場合は、あらかじめ先方に問い合わせた上で、可能なら通夜にも出席すると良いでしょう。
手伝いの派遣についても先方に確認し、必要なら「いつ」「どこに」「何人派遣したら良いか」など、詳細を詰めておきましょう。

3.参列できない場合の対応
同等以上の役職者の都合が合わず、やむをえず参列できない場合は、代理人を立てた上で弔電を出し、後日改めてお悔やみ状を送ると良いでしょう。代理人は、本来参列するはずだった同等以上の役職者の名刺を持って参列します。代理人の参列も難しい場合は、「弔電」や「供花・供物」「香典」を送付することで弔意を示すこともできます。
弔電の宛先は喪主名とするのが一般的。弔電の届け先は原則として故人の自宅とします。 弔電の受付時間は午前8時から午後10時までとなっており、午前8時から午後7時までに打った弔電は当日中に配達されます。 電話で弔電を打つ場合は、ダイヤル１１５にかけます。これについては、後の＜弔電・供花・香典について＞で説明します。
参列の可否や人選などが決定したら、案内状による通知だった場合は通常同封されている返信用ハガキを使い、電話での連絡だった場合は電話、メールでの連絡だった場合はメールで、速やかに先方に連絡を入れるようにしましょう。

4.弔辞を頼まれたら
弔辞を頼まれた場合は、断らずに引き受けるようにしましょう。主催者側は、社員、関係会社、各種団体、故人の交友関係などからバランスを考え、慎重に人選し、周囲に確認するなど入念に下準備をした上で、「ぜひこの人にお願いしたい」と考えて依頼しているため、弔辞を断ることは失礼にあたります。奉読時間は、3～4分、文字数で1,000字程度が目安とされています。
一方で、弔辞の依頼がなかった場合でも、故人と特に親しかったり、お世話になったりしたため、「ぜひ弔辞を述べさせていただきたい」と思うなら、自分から申し出ることも可能です。その場合は、早めに先方に相談しましょう。

＜一般的な弔辞の構成内容＞

・故人との関係を説明

・故人に語りかける（ただし、キリスト教は語りかけないのが一般的）
・故人の人柄や功績についての賛辞やそれにまつわるエピソード
・故人へのお別れの言葉

弔辞文例（業界代表）

弔辞文例（葬儀委員長）

弔辞の内容は、故人の業績や人柄をたたえ、遺族への哀悼の意を述べるのが原則です。ただし、社葬の場合は遺族への哀悼の意は短くまとめ、場が間延びしないよう、3分以内におさまるようにするのが一般的です。
特に、故人の氏名や会社名、生年月日や経歴、業績や功績は事前に調べ、間違いがないように注意しましょう。弔辞文ができ上がったら、主催者側に他の弔辞との重複がないか、事実誤認がないかなどの確認をしてもらうことが大切です。

＜忌み言葉に注意＞
葬儀の場で使用を避ける忌み言葉とは、繰り返しの表現や生死を直接的に表現する言葉、不吉な印象のある言い回しを指します。繰り返しの表現を避けるのは、人が亡くなるという悪いことが、この先何度も起こるというイメージを引き起こさないようにするためです。弔辞で忌み言葉を使わないように注意しましょう。